Dez hábitos para melhorar sua organização pessoal e profissional

Ciao, lettore, come stai oggi? Depois de algum tempo ausente, consegui me organizar para escrever a coluna dessa semana. As desculpas poderiam ser várias: excesso de trabalho, viagem em família, falta de concentração, mas a única razão, de fato, é falta de organização. Por isso, resolvi estudar como resolver o meu problema e quem sabe o seu também. Assim, o tema dessa semana é: Como organizar nossa vida de forma a ter tempo para fazer tudo que almejamos? Como vocês já devem saber, não existe uma reposta certa ou uma fórmula mágica. Quem já se pegou pensando algo do tipo: “Nossa, não tenho tempo para mais nada”. A razão é simples: nosso tempo é finito e não há nada que possamos fazer contra isso. O que podemos fazer é nos organizar melhor “encaixando” em nossa agenda todas as atividades que, precisamos ou queremos fazer.

Para se tornar uma pessoa mais organizada é importante adquirir e cultivar hábitos essenciais. Elaborei uma lista com os 10 hábitos que eu acredito serem indispensáveis para quem quer achar tempo para fazer tudo que gostaria.

1) Escreva as coisas: Você só complicará mais sua vida tentando memorizar compromissos, datas e lembretes importantes em sua cabeça. Anote tudo: listas de compras do supermercado, presentes, feriados, datas importantes, reuniões e aniversários. Anotar as coisas do futuro liberará seu cérebro para se concentrar na atividade do presente.

2) Faça horários e prazos: Pessoas organizadas não perdem tempo. Elas reconhecem que manter as coisas organizadas está atrelada à uma maior produtividade. Estabeleça prazos e metas diárias e semanais. E o mais importante, cumpra-as!

3) Não procrastine. Quanto mais você esperar para fazer algo, mais difícil será fazê-lo. Não fique enrolando para finalizar uma tarefa. Se esforçar para fazer as coisas o mais rápido possível, tirará o peso de você ter de fazê-la mais tarde. Em contrapartida, marcar uma tarefa como finalizada “alimenta” nossa motivação.

4) Dê um lugar para as coisas. Manter sua vida organizada significa manter suas coisas em seus devidos lugares. Isso vai desde as coisas do dia a dia até os arquivos em seu computador. Ir direto ao ponto te economizará um tempo valioso.

5) Organize sua agenda regularmente. Tire um tempo todo domingo à noite para programar sua semana. Se preferir, todo dia antes de dormir dê uma checada em como será seu dia amanhã. Sua agenda precisa ser reorganizada de forma contínua e consistente.

6) Reserve espaço na agenda para suas atividades pessoais. Um erro comum é agendar apenas compromissos ligados a trabalho ou estudo, deixando suas atividades pessoais apenas para o tempo livre que sobrar. Isso fará com que você fique sem tempo suficiente para cuidar de você mesmo e aproveitar sua família e amigos e, sem esse descanso necessário, sua saúde física e mental poderá ficar comprometida prejudicando suas outras atividades.

7) Divida grandes objetivos em pequenas tarefas. Normalmente nossas metas são grandes demais para serem alcançadas de uma só vez. Suponhamos que sua meta seja fazer uma viagem pela Europa. Será necessário dividir em várias tarefas, por exemplo: guardar dinheiro, planejar roteiro, datas, comprar passagens, reservar hospedagem, tirar ou renovar passaporte, tirar o visto, e inúmeras outras. Ainda é possível/preciso dividir cada uma dessa tarefas um pouquinho mais. Para guardar dinheiro preciso avaliar meu orçamento, definir se terei que abrir mão de algum gasto, definir quanto guardar mensalmente, etc. Veja que, ao cumprir cada uma dessas “mini tarefas”, você estará mais perto da sua meta maior e se motivará cada vez mais.

8) Método Pomodoro. Há alguns anos eu utilizo esse método para focar em minhas atividades laborais. É um método bastante simples e consiste em dividir o tempo em blocos de 25 minutos. Durante esse período, trabalho focado na tarefa do momento e, quando acaba, faço uma pausa de 5 minutos. A cada quatro pomodoros, a pausa para descanso é maior (20 minutos).

9) Saiba dizer não. Aprender a dizer “não” pode ser libertador. Ser gentil não é dizer sim para tudo e para todos. As vezes é necessário dizer não para alguma nova tarefa. Lembre-se: nosso tempo é finito. Ao adicionar um novo compromisso, caso sua agenda esteja cheia, inevitavelmente outra coisa terá que sair ou ser realizada de forma mais “apressada”.

10) Quanto menos tempo eu tenho, mais coisas eu faço. Pode até parecer contra intuitivo, mas, quanto mais cheia nossa agenda está, mais somos forçados a organiza-la de uma forma mais eficaz, “achando” tempo para outras coisas.

* Para você que ficou sem entender, a pergunta que escrevi no início desse texto é em Italiano e significa: “Olá leitor, como você está hoje?”. Só a escrevi para me lembrar que preciso organizar minha agenda e achar tempo para voltar às aulas de Italiano.

Inaian é Profissional de Educação Física e Doutor em Atividade Física e Saúde. Foi pesquisador associado da Universidade de Oxford e atualmente é Pós-doutorando na USP. InaianTeixeira@hotmail.com